Wie sehen Bürohäuser im digitalen Zeitalter aus?

 

Der Organisationsberater, mit dem ich kürzlich sprach, wirkte etwas ratlos. Er befasst sich mit der Frage, wie die Digitalisierung unsere Berufe verändert und wie die Büroräume der Zukunft aussehen müssen, um diese Veränderungen abzubilden. Denn wenn man heute dank Wifi, Laptop und Smartphone theoretisch an jedem Ort der Welt arbeiten kann – wozu brauchen Unternehmen dann überhaupt noch Büros?

Angestellte müssen nicht mehr wie früher vor allem deshalb ins Büro fahren, weil dort die Unterlagen, Kommunikationsmittel und der Computer sind. Sie gehen vielmehr dorthin, um die Kollegen zu sehen und mit ihnen zu arbeiten. Die Kernfrage lautet also: Wie funktioniert die Zusammenarbeit im Arbeitsalltag? Wie müssen Büroräume beschaffen sein, damit Teams sich organisieren und gemeinsam arbeiten können?

Mitarbeiter in Bewegung

Fast alle großen Unternehmen tüfteln derzeit neue Bürokonzepte für ihre Standorte aus. Zum Beispiel ein großer deutscher Versicherungskonzern: Das Unternehmen will dabei mehr als nur eine innovative Arbeitswelt mit hübschen Schreibtischen und Besprechungsräumen entwickeln. Es will vielmehr seine Kultur und die Art der Zusammenarbeit verändern, beweglicher und flexibler werden. Die Mitarbeiter sollen in Zukunft lieber miteinander reden anstatt E-Mails hin und her zu schicken, wünscht man sich etwa. Und man möchte zunehmend hierarchie- und bereichsübergreifend arbeiten.

Das bedeutet: Die Mitarbeiter brauchen in Zukunft Räume, in denen sie sich in kleiner oder großer Runde austauschen und in denen Teams arbeiten können. Der Versicherer will deshalb alle seine Bürostandorte umbauen: Vom Einzel- zum Großraumbüro lautet die Devise. Das Open-Space-Konzept sieht verschiedene Arbeitszonen vor: zum Austauschen, Tele­fonieren und Beantworten von E-Mails, aber auch für konzentriertes Arbeiten. Es gibt folglich keine festen Arbeitsplätze mehr, jeder – auch die Führungskraft – kann und muss sich seinen Schreibtisch je nach Arbeitsaufgabe auswählen. Lediglich eine „Homebase“ für die einzelnen Abteilungen ist geplant, wo die Mitarbeiter beispielsweise persönliche Sachen in Schließfächern verstauen können.Dieser Versicherungskonzern ist nicht allein mit seinem Wunsch nach Veränderung und Erneuerung. Mit erheblichem Aufwand werden vielerorts Bürokonzepte entwickelt, Gebäude umgebaut – um am Ende doch wieder alles rückgängig zu machen. Denn neun von zehn Experimenten scheitern, sagt man in der Branche. Zum kostspieligen Umbau gesellt sich der mindestens ebenso teure Rückbau.

Lärm im Großraum

Ein Hauptgrund für das Scheitern ist die Aversion vieler Mitarbeiter gegen Großraumbüros, sagen Architekten und Berater, die sich mit den neuen Bürolandschaften befassen. Denn vor einigen Jahren gab es schon einmal ein Boom an „Open Spaces“. Doch dabei hatten die Unternehmen vor allem im Sinn, ihre Büroflächen zu verkleinern, indem sie gesamte Abteilungen einfach in Großraumbüros verlegten – eine Flächenreduktion, die auf dem Rücken der Mitarbeiter ausgetragen wurde. Denn diese fühlten sich fortan ständig vom Chef beobachtet, hatten kein ruhiges Plätzchen mehr für ein privates Telefonat und mussten ihre Arbeit mit einem nervtötenden Hintergrundlärm erledigen.

Bei den Bürowelten der neuen Generation steht die Ver­dichtung jedoch nicht mehr im Vordergrund. Die Flächen bleiben im Wesentlichen gleich groß, werden aber anders organisiert. Wer sich in solchen Bürolandschaften einmal umgesehen hat, der weiß: Es gibt oft kleine Nischen oder Räume für Gespräche und Telefonate. Besprechungsräume, Bibliotheken oder auch Büroküchen sind so ansprechend gestaltet, dass sich die Mitarbeiter gerne treffen – zumal dort alles greifbar ist, was zur Arbeit benötigt wird. Die Architekten legen Wert auf gute Raumakustik und wählen zur Wand- oder Deckendämmung Materialien, die eine Schallabsorption zulassen. Oder sie entwerfen gleich neue Büromöbel, die mehrere Funktionen vereinen: etwa Leuchten aus schallschluckendem Material.

Ein mindestens ebenso häufiger Grund für das Scheitern der neuen Bürokonzepte sind übrigens auch Führungskräfte, die nicht mitziehen. Denn ein Open Space mit flexiblen Arbeitsplätzen bedeutet für sie vielfach einen herben Verlust: Sie müssen auf hart erkämpfte Privilegien wie das Einzelbüro mit Vorzimmerdame verzichten. Will ein Unternehmen nicht nur die Räume, sondern tatsächlich auch seine Organisation verändern, dann müssen die Führungskräfte mitmachen und zudem ihren Mitarbeitern die neuen Spielregeln erklären. Das verlangt auch den Architekten und Innenarchitekten einiges ab. Sie müssen sich intensiv mit der Arbeitsweise ihres Kunden befassen, vielleicht sogar ein wenig therapeutisch oder zumindest vermittelnd wirken. Im Idealfall erklären sie ihre Ideen nicht nur den Entscheidern, sondern auch den Mitarbeitern, die mit der neuen Bürolandschaft klarkommen müssen. Und nehmen sich dafür viel Zeit.

Von der Routine- zur Projektarbeit

Der Trend der innovativen Arbeitswelten dürfte keine Eintagsfliege sein. „Im Gegenteil sehen wir derzeit bloß erste kleine Wellen eines Tsunami, der auf uns zurollt“, sagt der eingangs erwähnte Organisationsberater. Die bedrohliche Metapher wird verständlich, wenn man bedenkt, dass laut Immobilienverband ZIA mehr als 14 Millionen Deutsche in Büros arbeiten. Damit ist jeder dritte deutsche Erwerbstätige ein Büronutzer.

Und die Digitalisierung schreitet fort, vor allem Standardprozesse werden immer stärker automatisiert. Das betrifft nicht mehr nur den einfachen Sachbearbeiter, sondern in Zukunft auch beratungsintensivere Berufe, beispielsweise Steuerberater oder Rechtsanwälte. Wenn aber die Routinearbeit abnimmt, dann erhält im Gegenzug die Projektarbeit einen größeren Stellenwert. Und damit wird es problematisch: Für ein Projekt formiert sich ein Team, mit wechselnden Größen, und die Mitglieder müssen nicht einmal zwingend alle im Unternehmen selbst angestellt sein, sondern können aus Angestellten, externen Dienstleister und Kunden zusammengesetzt sein. Denkbar wäre beispielsweise, dass sich eine solche Gruppe im Lauf eines Projekts zunächst aus drei Mitarbeitern zusammensetzt, dann auf 30 Team-Mitglieder anwächst, wieder schrumpft und sich in kleinere Gruppen aufspaltet, die jeweils Teilprojekte bearbeiten.

Solch eine Dynamik müssen die Bürohäuser der Zukunft abbilden können. Der Nutzer sollte in seinen Räumen jederzeit alles verändern können; eine statische Organisation gibt es nicht mehr, Grundrisse müssen radikal flexibel werden. Planer, Architekten und Organisationsberater grübeln deshalb darüber nach, wie die Immobilien beweglich gemacht werden können. Gute Ideen gibt es viele, doch den Stein der Weisen hat bislang keiner gefunden.